Aqui você vai encontrar um checklist para planejar o seu retiro com tranquilidade. São dicas de como levar organização e praticidade para seu retiro, pois a maioria das empresas e organizações não vão simplesmente entregar o dinheiro para você hospedar um retiro – mesmo se eles lhe pedissem para planejá-lo. Sua empresa desejará conhecer estimativas aproximadas de orçamento e detalhes sobre o evento. Mesmo que você seja responsável pelo seu próprio orçamento, ainda assim,  é útil dar esse passo e preparar um plano básico para organizar e salvar seus pensamentos.

Checklist para planejar o seu retiro com tranquilidade

1. Resumir o evento

O resumo do seu retiro deve caber em  3 frases ou menos. Sem informações adicionais, qualquer pessoa que leia seu plano deve entender o que o evento é de uma perspectiva de alto nível. Dessa forma, é apropriado incluir um objetivo básico neste resumo. Por exemplo: “este retiro de liderança reunirá os líderes de (…) empresa / igreja / universidade para o planejamento de programas e orçamentos para o próximo ano.”

2. Determinar uma linha do tempo

Quando será o retiro? Você está planejando isso no inverno ou na primavera? Inclua o período de tempo da organização do evento, bem como o período de promoção e quaisquer outros marcos importantes. Certifique-se de entender o tempo de seus participantes. Quanto tempo eles precisam? Dica: comece do final (a data de retiro) e trabalhe de trás para frente. Por exemplo:

  • Planejamento de retiro: de janeiro a maio
  • Página do site criada: 1 de março
  • Promoção: de março a junho
  • Data de Retiro: meados de junho
  • Defina uma meta (ou duas ou três)

Todos os retiros devem ter pelo menos um objetivo simples. Você está planejando um retiro em nome de uma empresa, universidade ou outra organização? Considere uma missão durante organização, para obter praticidade e eficácia para seu retiro. Ou seja  crie uma meta que se alinhe com essa missão. As metas podem ser de alto nível ou podem ser muito específicas. Dessa forma, estabeleça metas suficientes com o objetivo de que,  quem esteja lendo seu plano possa começar a imaginar seu retiro. Por exemplo:

  • 3 dias
  • 20 participantes ou mais
  • Acomodações noturnas em um centro de retiro de acampamento
  • Time construindo atividades
  • Planos e orçamento completos do programa para o próximo ano
  • Melhore as habilidades de liderança
  • Promover a união e um senso de comunidade

4. Defina seu público

Primeiramente, faça a si mesmo estas perguntas: Quem você está convidando para o seu retiro? Homens e mulheres? Somente adultos, ou as crianças são convidadas? Em seguida, aprofunde-se um pouco mais em seu público. Por exemplo: com o que seus participantes se importam? Em que eles estão interessados? Embora objetivo não seja  determinar quem poderá ir, isso descreverá o grupo para o qual o retiro se destina. Fazer esse pequeno “brainstorming” e anotar algumas notas irá ajudá-lo mais tarde, ao planejar as atividades e promover o evento no checklist para planejar o seu retiro. Por exemplo:

  • Homens e mulheres
  • 35-55 anos
  • Médicos, CEOs, profissionais administrativos, líderes de equipe
  • Muitos têm filhos
  • Voluntários
  • Vivem em (…)

5. Organização para seu retiro precisa de um orçamento

O dinheiro é um grande fator para a maioria dos retiros. Pesquise e compile estimativas para as categorias de custos maiores. De fato, os custos devem ser realistas – não muito altos nem muito baixos. Se eles estiverem muito altos, talvez você não seja aprovado. No entanto, ser forem muito baixo, você pode estar preso e impossibilitado de avanças na sua missão. É muito importante o orçamento no checklist para planejar o seu retiro.

Seu local será uma das suas maiores despesas. Um centro de retiro de quatro estrelas exigirá um orçamento muito maior do que um centro de retiro de acampamento. Dessa forma, certifique-se de incluir uma estimativa para acomodações durante a noite e espaço para reuniões. Além disso, outros grandes itens orçamentários a serem considerados incluem: viagens e transporte; comida e bebida; e marketing e promoção.

Além disso, subtraia o custo estimado por pessoa em seu orçamento para mostrar como os custos serão compensados. Uma vez que o objetivo do retiro é arrecadar dinheiro, inclua, então, os ganhos estimados de atividades de captação de recursos, que poderiam ser um leilão silencioso, oferta, etc.

Seu plano de retiro deve caber em 1-2 páginas

Por fim, você completou o checklist para planejar o seu retiro. Significa que você tem um bom guia para seguir em frente e obter organização e para seu retiro. Os itens que você já identificou devem ajudá-lo a obter a aprovação do orçamento, fornecer orientações sobre a promoção do evento, e assim, ajudá-lo a escolher um tema de retiro e, em geral, organizar seus pensamentos. Ter seu plano pronto também ajuda o centro de retiros, porque a equipe pode apoiar melhor as metas do retiro. Muitas vezes eles têm idéias sobre maneiras de usar a instalação que você nunca teria conhecido.

Fonte: http://www.lecretreats.org/mainblog/retreat-planning-how-to-create-a-retreat-plan